Datenschutz im Handwerksbetrieb: 4 Pflichten für Kundendaten

Datenschutz betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch den kleinen Handwerksbetrieb, der Kundenadressen, Telefonnummern oder Fotos von Baustellen speichert. Wer die grundlegenden Pflichten kennt, vermeidet Bußgelder und schafft gleichzeitig Vertrauen bei der Kundschaft. Vier Punkte sollten in jedem Betrieb geklärt sein.

Welche Daten fallen überhaupt an

Welche Kundendaten sammelt ein typischer Handwerksbetrieb im Alltag.

Neben Namen und Adressen für Rechnungen fallen häufig auch Telefonnummern für Terminabsprachen, Zugangsdaten zu Objekten und teils Fotos von durchgeführten Arbeiten an. Schon diese alltäglichen Daten unterliegen den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung, unabhängig von der Betriebsgröße.

Was gehört in eine Datenschutzerklärung

Braucht auch ein kleiner Handwerksbetrieb eine eigene Datenschutzerklärung.

Ja, sowohl auf der Website als auch gegenüber Kunden muss transparent gemacht werden, welche Daten zu welchem Zweck erhoben und wie lange sie gespeichert werden. Eine allgemein gehaltene Vorlage reicht dabei selten aus, da die tatsächlichen Prozesse im Betrieb konkret abgebildet werden sollten.

Wie sicher müssen Fotos von Baustellen sein

Was ist beim Fotografieren von Baustellen und Objekten datenschutzrechtlich zu beachten.

Fotos, auf denen Personen oder eindeutig zuordenbare private Räume erkennbar sind, dürfen ohne Einwilligung meist nicht für Marketingzwecke verwendet werden, selbst wenn sie im Rahmen der Arbeit entstanden sind. Eine kurze schriftliche Freigabe des Kunden vor der Nutzung als Referenzfoto schützt vor späteren Streitigkeiten.

Wie reagiert man bei einer Datenpanne

Was ist zu tun, wenn Kundendaten versehentlich verloren gehen oder in falsche Hände geraten.

Eine sogenannte Datenschutzverletzung muss je nach Schwere innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden, auch wenn es sich nur um einen verlorenen USB-Stick oder ein falsch verschicktes E-Mail handelt. Ein kurzer interner Ablaufplan, wer im Ernstfall informiert wird, erspart im Ernstfall wertvolle Zeit.