Digitale Rechnungsstellung im Handwerk: Was Betriebe beachten sollten
Papierrechnungen verschwinden zunehmend aus dem Handwerksalltag. Digitale Rechnungsstellung spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungseingang. Für Betriebe, die bisher noch klassisch per Word-Vorlage oder handschriftlich abrechnen, lohnt sich der Umstieg meist schon nach wenigen Monaten.
Was bringt digitale Rechnung
Welchen konkreten Vorteil hat digitale Rechnungsstellung gegenüber Papier.
Rechnungen lassen sich direkt auf der Baustelle per Smartphone oder Tablet erstellen und verschicken, ohne dass Belege erst ins Büro getragen werden müssen. Das verkürzt die Zeit zwischen Auftragsabschluss und Zahlungseingang spürbar und verringert das Risiko, dass Belege verloren gehen.
Welche Software passt zum Handwerk
Worauf sollten Betriebe bei der Auswahl einer Rechnungssoftware achten.
Wichtig sind eine einfache Bedienung auf dem Smartphone, eine Schnittstelle zur Buchhaltung oder zum Steuerberater und die Möglichkeit, Aufmaße und Fotos direkt in die Rechnung einzubinden. Viele Anbieter bieten spezielle Handwerkerpakete mit vorgefertigten Vorlagen für Angebote und Rechnungen an.
Wie steht es um die E-Rechnung
Müssen sich Handwerksbetriebe bereits jetzt auf die E-Rechnungspflicht einstellen.
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wird die elektronische Rechnung im strukturierten Format schrittweise verpflichtend, weshalb sich ein frühzeitiger Umstieg auszahlt. Betriebe, die schon heute digital abrechnen, sind auf die kommenden Anforderungen deutlich besser vorbereitet als Betriebe, die noch komplett auf Papier setzen.
Wie gelingt die Umstellung
Was raten Berater beim Wechsel auf digitale Rechnungsstellung.
Am besten schrittweise vorgehen, zunächst mit einem einzelnen Kundenkreis testen und die Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software schulen. Wer den Steuerberater frühzeitig einbindet, vermeidet zudem Reibungsverluste bei der Übergabe der Buchhaltungsdaten.
